Mūsdienu profesionālās vides ikdiena ir komunikācija neklātienē – regulārai saziņai izmantojam e-pastus un telefona sarunas, dokumentus uzglabājam un ar tiem dalāmies “mākonī” un aizvadītās desmitgades laikā tikšanās un sapulces arvien biežāk rīkojam tiešsaistē – video vai audio konferencēs. Tā taču ir ērtāk, vai ne? Nav jāpavada laiks ceļā, varam tikties jebkurā vietā, neesam atkarīgi no sastrēgumiem. Tas tiesa, tomēr tikai tad, ja “online” formātam ir piemērots aprīkojums.
Nekas tā nemazina produktivitāti kā traucējumi iekārtu darbībā, turklāt tiešsaistes konferences laikā, iespējams, vienlaicīgi tiek kavēts kā dažu, tā pat vairāku simtu cilvēku darbs. Visbiežāk sastopamā problēma – nepiemērotas tehnoloģijas.
Pieci svarīgākie jautājumi pirms video un audio konferenču aprīkojuma iegādes
Lai palīdzētu jums identificēt virzienu, kurā meklēt īstās tehnoloģijas, aicinām jūs apdomāt atbildes uz šiem jautājumiem.
- Kāda pamata funkcionalitāte ir nepieciešama? “Vai mēs rīkosim tikai audio konferences vai gribēsim arī video atbalstu? Vai gribam, lai sapulcē runā visi tās dalībnieki? Cik liels cilvēku loks vienlaicīgi pieslēgsies sanāksmei?” Visi šie jautājumi palīdz atbildēt uz pašu galveno: “Kas mums ir vajadzīgs?” Izvēles ir plašas – tikai audio vai audio + video aprīkojums, mikrofonu skaits telpā, nepieciešamā skaņas un attēla kvalitāte, maksimālais pieslēgumu skaits. Lai tiktu pie īstā risinājuma, aicinām apsvērt šīs un citas iespējas.
- Kur un kādos apstākļos rīkosim tiešsaistes konferences? Klusa pārrunu telpā dažiem cilvēkiem, liela sapulču zālē ar 20 dalībniekiem, ļaužu un sarunu pilns atvērtā plānojuma birojs – katra no šīm iespējām ļauj sašaurināt plašo ierīču izvēli. Piemēram, mazai telpai pietiks ar vienkāršu multifunkcionālu iekārtu, kurā iebūvēts mikrofons un kvalitatīvs atskaņotājs. Plašākam cilvēku skaitam piemērotāka būs “beamtracking” tehnoloģija, kas pārraida tieši runātāja teikto, nevis visu telpā notiekošo. Trokšņu pilnā telpā iesakām izvēlēties tehnoloģijas un programmatūru, kas prot atpazīt un novērst fona troksni. Līdzīgi mainās arī arī video ieraksta un attēlošanas aparatūras iespējas.
- Kā izvēlēties lietotājiem draudzīgu sistēmu? Atbilde uz šo jautājumu atkarīga no tā, cik zinoši ir jūsu darbinieki un viesi, kas izmantos organizācijas rīcībā esošās ierīces. Prioritāte jebkurā situācijā ir vienkāršība – skaidra un intuitīva programmatūra, kuru sapratīs arī neapmācīts lietotājs. Tomēr, ja ir paredzēts, ka visas oficiālās konferences rīkos viens administrators, var paredzēt arī plašu funkcionalitāti, taču jāņem vērā arī apmācībām paredzētais laiks. Lai atvieglotu izvēli un katru programmu nevajadzētu plaši testēt, to var uzticēt profesionāļiem.
- Kādas papildu funkcijas mums noderēs? “Kopīgot ekrānu, integrēt kalendāru vai e-pastu, čatot, pārsūtīt liela apjoma failus, izmantot mobilo aplikāciju – ko vēl varēsim darīt ar mūsu jauno konferenču sistēmu?” Viss ir atkarīgs no tā, kāds ir praktiskais saziņas mērķis, un to vislabāk sapratīsiet, analizējot līdzšinējās iespējas. No vienas puses esam droši, ka ne visiem nepieciešama augsti funkcionāla sistēma, jo visas funkcijas varbūt nepavisam nav vajadzīgas. No otras puses – modificējami iestatījumi ir ilgtspējīgs risinājums īpaši tad, ja ir plānota strauja organizācijas attīstība.
- Kā mūsu esošās ierīces izmantot jaunā konferenču sistēmā? Ja vien jūsu datoriem ir atjaunota operētājsistēma, tos varēsiet turpināt lietot kopā ar jauno aprīkojumu. Liela daļa no konferenču programmatūras tiek instalēta nevis katrā datorā, bet gan atrodas “mākonī” vai organizācijas IT sistēmā. Tas nozīmē, ka nav nepieciešama augsta datoru veiktspēja. Mūsdienu programmas ļauj integrēt arī lielu daļu esošo mikrofonu un tumbiņu, lai nevajadzētu gādāt visu no jauna.
Lai veiktu izvēli par labu jums piemērotākajam audio un video konferenču aprīkojumu, ir jāzina jūsu vēlmes, vajadzības un apstākļi. Plašā ierīču pasaule var radīt apjukumu, jo piedāvā neierobežotu funkcionalitāti, tāpēc neapmaldīties jums palīdzēs mūsu speciālisti.
